smsel.ruШпаргалка по выбору системы автоматизации малого предприятия
«Ищу женщину хозяйственную, но не вредную с тонким интеллектом,чувством юмора и длинными ногами…»
Нет таких женщин – будем искать!
Иван Иванович точно знал, какая жена ему нужна, поэтому до сих пор холост. Но быть «свободным» лучше, чем маяться, жалея об опроменчевом выборе.
Каждая учётная система для Вашего предприятия, как и любой другой продукт, имеет свой набор потребительских свойств и эти свойства Вы должны чётко себе представлять. Прежде чем приступить к анализу предложений поставщиков систем автоматизации необходимо однозначно решить для себя, что изначально должна уметь делать выбираемая система, а что и как можно будет доработать в последствии. Не забывайте, что требования к приобретаемой системе необходимо описать с учетом предполагаемого роста Вашей компании – пусть, какие-то возможности системы не нужны сегодня, но могут пригодиться уже завтра.
Абсолютно уверен, что внедрение учётной системы пройдёт менее болезненно, если Вы заранее убедитесь, что предполагаемая система умеет качественно решать Ваши ключевые задачи уже сегодня.
БЕСПЛАТНЫЙ СОВЕТ – не верьте обещаниям продавцов программ. Ведь их основная цель получение прибыли и ради неё мы готовы «впарить» любой программный полуфабрикат, рассчитывая ещё заработать на его адаптации для Вашего бизнеса. Верить гарантиям «доработки под Ваши основные требования в течении процесса внедрения» значит РИСКОВАТЬ своими финансовыми вложениями, а главное «потеря драгоценного времени».
Уровень соответствия программного продукта Вашим ожиданиям должен быть основным критерием при выборе программной системы. Чем больше сейчас система удовлетворяет Вашим требованиям, тем меньше будут Ваши риски её неудачного внедрения. Соображения очень серьёзное. Факт – только 30% покупателей «1С:Управление торговли» полностью удовлетворены данным приобретением (опрос производился после года «реальной» эксплуатации данного продукта).
Не хочу утверждать, что ниже приведённый набор требований идеален, но Вы можете его взять «для образца» и сделать на его основе свой собственный перечень требований к системе, с которым можете смело приступать к выбору решения по автоматизации. Ведь всегда легче взять что-то готовое и изменить под себя, чем делать всю работу «с нуля».
Если рассматриваемая система решает задачу памятки, то пометьте её крестиком. Для примера уже помечены возможности бесплатной универсальной учётной системы «КИС Lack». И САМОЕ ГЛАВНОЕ – спрашивайте и требуйте чётких ответов от «продавцов программ», если Вам что-то непонятно или как реализовано в «их системе» каждое важное для Вас свойство программного продукта. Вот предлагаемый перечень требований с областью пометок:
Работа с покупателями Ваших товаров и услуг.
[х][ ][ ][ ] Возможность учёта нескольких торговых точек у одного юридического лица. Ведение и контроль наличия списка адресов доставок у клиента. Анализ взаиморасчетов в разрезе покупателя в целом или по каждой его торговой точке.
[х][ ][ ][ ] Разделение покупателей и поставщиков по ABC/XYZ категориям по различным критериям, например группирования покупателей по «принесённому доходу».
[х][ ][ ][ ] Настройка ценовой политики и схем скидок в зависимости от «рентабельности» покупателя и дисциплины его платежей.
[х][ ][ ][ ] Просмотр всех счетов, накладных, платежей и других документов по клиенту непосредственно с его карточки и/или из «лёгкодоступного» отчёта.
[х][ ][ ][ ] Контроль активности покупателя, наличие в системе методов стимулирования покупательской активности.
[х][ ][ ][ ] Закрепление торгового агента за клиентом. Контроль и анализ работы менеджеров по продаже. Анализ дебиторки (долгов) в разрезе торговых представителей.
[х][ ][ ][ ] Формирование прайс – листов, в зависимости от типа клиента, определение цен и других атрибутов индивидуально по покупателям или группе покупателей.
[х][ ][ ][ ] Установка и контроль лимита дебиторской задолженности клиенту, а так же наличие других методов контроля и ограничения отпуска, например «просроченности оплаты» или количеству неоплаченных накладных.
[х][ ][ ][ ] Регистрация и контроль подарков, бонусов, «откатов» клиентам. Учёт данных операций, как затрат предприятия.
[ ][ ][ ][ ] Организация и анализ эффективности распродаж, рекламных акций, маркетинговых мероприятий.
[х][ ][ ][ ] Отгрузка товара на «с отсрочкой платежа» или реализацию, контроль дисциплины оплаты.
[х][ ][ ][ ] Многообразные управленческие выборки и аналитики по покупателям, например рейтинги в разрезе групп товаров.
[ ][ ][ ][ ] -
[ ][ ][ ][ ] -
Работа с поставщиками товаров, ОС, сырья, услуг.
[х][ ][ ][ ] Фиксирование и контроль сроков поставки по каждому поставщику и группе товаров. Анализ поступлений товаров и «товаров в пути».
[х][ ][ ][ ] Учет затрат на поставку товаров и сырья, включение затрат в себестоимость товаров и готовой продукции.
[х][ ][ ][ ] Поставки товаров «под заказ» покупателей, контроль прохождения заказа.
[х][ ][ ][ ] Учет ГТД товаров, лицензий, справок и сертификатов.
[х][ ][ ][ ] Планирование платежей поставщикам, контроль и анализ кредиторской задолженности, учёт товарных кредитов от поставщика.
[х][ ][ ][ ] Планирование и прогнозирование потребностей в закупках товаров, сырья в зависимости от планов продаж или выпуска продукции.
[х][ ][ ][ ] Учёт всех типов входящих, от поставщиков первичных документов.
[ ][ ][ ][ ] -
[ ][ ][ ][ ] -
Управление договорами с контрагентами.
[ ][ ][ ][ ] Формирование и ведение базы договоров с клиентами, поставщиками и подрядчиками.
[ ][ ][ ][ ] Процедура согласований и утверждений договоров.
[х][ ][ ][ ] Формирование текстов договоров на базе шаблонов.
[ ][ ][ ][ ] Хранение отсканированного договора и других файлов в базе данных.
[х][ ][ ][ ] Контроль сроков окончания договоров, типизация договоров.
[ ][ ][ ][ ] Маршруты согласований договоров. Уровни финансовых полномочий сотрудников на подписание договоров.
[ ][ ][ ][ ] -
[ ][ ][ ][ ] -
Классификатор товаров.
[ ][ ][ ][ ] Возможность организации древовидной структуры разделов.
[х][ ][ ][ ] Просмотр текущей скользящей или реальной себестоимости товара и истории изменения себестоимости .
[х][ ][ ][ ] Просмотр остатков, плановых поставок, резервов с карточки товара. Анализ движения и остатков товаров на складах
[ ][ ][ ][ ] Ограничение доступа пользователей на просмотр себестоимости и другой информации по товару.
[ ][ ][ ][ ] Настройка аналогов, аксессуаров, совместимости и других взаимосвязей товарных позиций.
[ ][ ][ ][ ] Хранение в базе данных изображения товара, инструкций и других файлов.
[х][ ][ ][ ] Поиск первичных документов, связанных с товаром.
[ ][ ][ ][ ] -
[ ][ ][ ][ ] -
Ценообразование.
[х][ ][ ][ ] Автоматический расчет себестоимости при приходе товара на склад по настраиваемым алгоритмам.
[х][ ][ ][ ] Включение в себестоимость затрат на приобретение.
[ ][ ][ ][ ] Настройка валюты себестоимости. Ожидаемая себестоимость.
[х][ ][ ][ ] Ручная коррекция себестоимости и ведение «условной себестоимости».
[х][ ][ ][ ] Настройка различных механизмов зависимости отпускной цены от себестоимости, для разных групп товаров и покупателей.
[ ][ ][ ][ ] Настройка полномочий по минимально возможным ценам (или максимальным скидкам) для разных пользователей.
[х][ ][ ][ ] Настройка рекомендуемых скидок по клиентам, категориям клиентов, товарам, группам товаров, срокам, скидок от количества и другим параметрам.
[ ][ ][ ][ ] -
[ ][ ][ ][ ] -
Прозрачный учёт товара.
[х][ ][ ][ ] Учет партий, серий, серийных номеров и прочих атрибутов.
[х][ ][ ][ ] Визуальное отслеживание истории партии, полуфабриката, изделия.
[ ][ ][ ][ ] -
[ ][ ][ ][ ] -
Документооборот.
[ ][ ][ ][ ] Электронные копии документов и их маршруты перемещений.
[х][ ][ ][ ] Правильное отражение ГТД в счетах-фактурах для разных партиях товара.
[х][ ][ ][ ] Формирование таких документов как счет, счет-фактура, акт выполненных работ, 1Т, ТОРГ-12, доверенность, акт сверки, договор, …
[х][ ][ ][ ] Учёт возврата первичных документов от клиентов и подразделений предприятия.
[ ][ ][ ][ ] Электронное согласование и маршруты согласований документов.
[х][ ][ ][ ] Возможность настройки и коррекции шаблонов документов или многовариантность форматов первичной документации.
[х][ ][ ][ ] Выгрузка любого документа в произвольные компьютерные форматы.
[ ][ ][ ][ ] Хранение в базе данных исходных документов, отсканированных документов, файлов.
[ ][ ][ ][ ] -
[ ][ ][ ][ ] -
Склад.
[х][ ][ ][ ] Учёт серийных номеров и произвольных атрибутов товаров, анализ истории изменения атрибута.
[х][ ][ ][ ] Внесение в информации базу через сканер штрих-кода.
[х][ ][ ][ ] Резервирование товара под клиента или заказ на складе.
[х][ ][ ][ ] Возможность частичной, по заказу отгрузки товара.
[х][ ][ ][ ] История движения товара по складам предприятия.
[х][ ][ ][ ] Подбор товара на складе по произвольным его характеристикам.
[х][ ][ ][ ] Контроль ожидаемых приходов отгрузок.
[х][ ][ ][ ] Адресное хранение (складская логистика) и отгрузка товаров на складе в соответствии с его схемой размещения.
[х][ ][ ][ ] Перемещение товара между складами и оформление первичной документации на перемещение.
[ ][ ][ ][ ] -
[ ][ ][ ][ ] -
Журналирование операций и доступ пользователей.
[х][ ][ ][ ] Настройка функциональных ролей пользователей по выполняемым видам работ с программами.
[ ][ ][ ][ ] Привязка ролей к штатному расписанию предприятия.
[х][ ][ ][ ] Ограничение доступа пользователей к процессам, режимам (задачам) и объектам системы.
[х][ ][ ][ ] Возможность ограничения доступа пользователей к документам.
[ ][ ][ ][ ] Ограничение доступа кладовщиков только к «своему» складу, кассиров только к «своей» кассе, ограничение доступа к документам по подразделениям и клиентам.
[х][ ][ ][ ] Фиксация факта операции с документом, сохранение образа «старого» документа.
[х][ ][ ][ ] Контроль, ограничение и фиксация попыток доступа к «запрещённой» информации.
[х][ ][ ][ ] Восстановление уничтоженной информации.
[ ][ ][ ][ ] -
[ ][ ][ ][ ] -
Управление затратами предприятия.
[х][ ][ ][ ] Структура статей затрат по видам и подразделениям. Контроль затрат по работникам и техническим средствам.
[ ][ ][ ][ ] Ведение маршрутов согласований заявок на затраты.
[ ][ ][ ][ ] Планирование и бюджетирование затрат и платежей.
[х][ ][ ][ ] Автоматическое начисление затрат.
[х][ ][ ][ ] Учёт и амортизация основных средств, закрепление их за сотрудниками, инвентаризация ОС.
[х][ ][ ][ ] Автоматизированное списание материалов, товаров, ОС по заданным настраиваемым правилам.
[ ][ ][ ][ ] -
[ ][ ][ ][ ] -
Управление финансами.
[х][ ][ ][ ] Стандартные отчеты о прибылях и убытках, движении денежных средств, управленческий баланс предприятия.
[х][ ][ ][ ] Отдельно показатели по задолженности поставщиков перед нами, нашей перед поставщиками и «перекрытой» задолженности. Аналогичный анализ по покупателям.
[х][ ][ ][ ] Анализ значений показателей отчетности в разрезе сделок, клиентов, менеджеров, товаров, товарных групп, стран происхождения и других атрибутов товаров (продукции) и клиентов (поставщиков и покупателей).
[х][ ][ ][ ] История любых показателей функционирования бизнеса за прошедшие периоды «в сравнении», например история выручки по отделам магазина за год по месяцам или такой же анализ «рентабельности» покупателя.
[ ][ ][ ][ ] Возможность получения финансовых отчетов в разных валютах, конвертация валюты. Многовалютность учета и финансовой отчетности.
[х][ ][ ][ ] Ведение и контроль банковских кредитов, овердрафтов. Учёт факторинговых операций, «правильное» оформление первички.
[х][ ][ ][ ] Оформление займов у «своих» фирм и других клиентов.
[ ][ ][ ][ ] Поиск и контроль «неопознанных» платежей.
[ ][ ][ ][ ] Интеграция с клиент - банком.
[ ][ ][ ][ ] -
[ ][ ][ ][ ] -
Производство продукции, общепит.
[х][ ][ ][ ] Формирование сложной и иерархической структуры изделия и полуфабрикатов.
[х][ ][ ][ ] Плановая себестоимость и фактическая себестоимость изделий.
[х][ ][ ][ ] Формирование сводной потребности в производимых изделиях по сменам, работникам, подразделениям.
[ ][ ][ ][ ] Формирование и диспетчеризация сменных заданий. Маршрут изделия.
[х][ ][ ][ ] Определение и формирование потребностей в материалах. Прогнозирование цен готовой продукции.
[х][ ][ ][ ] Производство «под заказ» и серийное производство.
[ ][ ][ ][ ] -
[ ][ ][ ][ ] –
Инструкция по пользованию инструкцией:
Возьмите данный перечень и добавьте в него то, чего, по Вашему мнению не хватает или удалите «лишние» пункты (строки). Имея такой список, Вы можете смело приступать к выбору, анализу и тестированию «подходящих» систем учёта, во время которого делайте пометки «подходимости» конкретной системы по каждому требованию перечня.
Кроме того, если, что-то в тестируемой системе не решено или непонятно – спросите у «поставщиков решений» цены, сроки и реальность реализации данного требования. Ответ желательно получить в письменном виде, что бы избежать недоразумений после выплаты Вами денег за данную систему или её внедрение.
Другие статьи на тему автоматизации бизнеса, которые помогут Вам определиться со списком предполагаемых систем и требованиям к ним можно почитать на web странице автора статьи.
Иллюстрированная презентация комплексной системы КИС Lack / Реклама услуг
Отзывы и комментарии